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– Montage financier (relations bancaires et fonds de financement).
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– Enregistrement et protection des noms, marques, logos, produits, brevets d’invention…

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AIC est un Cabinet Conseil créé en 2018 . Orienté vers le développement Business à l’International, il accompagne ses clients internationaux à se déployer sur le marché algérien en plein essor et ses clients algériens à trouver des partenaires à travers le monde pour soutenir la croissance de leurs activités.

L’utilité d’un bureau d’études spécialisé dans le management de projet

Connaissez-vous un bureau d’études spécialisé dans le management de projet ?

Dans toutes les industries et tous les secteurs verticaux, un certain niveau d’organisation est nécessaire pour atteindre les objectifs de manière cohérente. Même les professionnels les plus expérimentés ont du mal à jongler avec une liste de tâches et d’affectations en constante augmentation sans devoir se tourner vers un système de consulting, comme à titre d’exemple, se solliciter les services d’un bureau d’études.

Qu’est-ce qu’un bureau d’études spécialisé dans le management de projet ? Quelle est son utilité ? Vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ? Poursuivez la lecture de cet article. 

Qu’est-ce qu’un bureau d’études spécialisé dans le management de projet ?

Un bureau d’études spécialisé dans le management de projet est une équipe externe qui supervise les initiatives et les normes de gestion de projet dans une organisation. Pensez-y comme la colle qui maintient tout ensemble ! Bien que chaque bureau de management de projet soit unique, il a généralement le contrôle des ressources, des charges de travail, des équipes, des rapports et du processus de gestion du portefeuille de projets. Dans de nombreux cas, différents types de bureaux d’études de gestion de projet peuvent aider à surmonter des défis ou des obstacles récurrents au sein de votre organisation.

Gardez à l’esprit que toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un bureau d’études de gestion de projet. Cependant, il peut s’avérer utile pour celles qui jonglent avec une multitude de projets ou qui sont confrontées à des risques financiers ou juridiques si les choses tournent mal. Les bureaux d’études de management de projet sont composés de professionnels très expérimentés qui offrent un soutien de premier ordre en matière de gestion de projet. La plupart d’entre eux ont plus de 10 ans d’expérience dans le monde du travail et possèdent un PMP (Project Management Professional) ou des certifications connexes.

Si vous vous demandez si votre organisation doit se doter d’un bureau d’études de gestion de projet, sachez que certains avantages sont attendus. Voici six raisons principales pour lesquelles vous avez besoin d’un bureau d’études de gestion de projet :

L’utilité d’un bureau d’études spécialisé dans la management de projet

La normalisation améliore l’efficacité

Les bureaux d’études de management de projet établissent des normes de gestion de projet et des directives que les équipes doivent suivre. Des processus, des cadres et des outils bien définis augmentent la cohérence et laissent moins de place aux questions lors de la réalisation de tâches spécifiques. Lorsque des projets voient le jour, le bureau d’études est chargé de vous aider à choisir une méthodologie de gestion de projet que les équipes devront suivre en fonction des besoins de votre projet et de votre entreprise. Parmi les méthodologies les plus courantes, citons les méthodes Waterfall, Agile, Hybride et Critical Path.

Les normes et les méthodologies du bureau d’études déterminent les étapes et les mesures à prendre pour mener à bien les projets de manière efficace, avec succès, dans le respect des délais et du budget – à chaque fois !

La responsabilisation améliore la qualité du travail

Avez-vous déjà travaillé sur un projet sans avoir une vision claire des objectifs du projet ou des étapes à suivre pour y parvenir ? Comment cela s’est-il passé ? Si le résultat n’a pas été satisfaisant, en avez-vous assumé la responsabilité ou avez-vous blâmé un manque de communication et de clarté ?

Dans le monde des affaires, plus la visibilité augmente, plus la responsabilité est grande dans l’ensemble de l’organisation. Les bureaux d’études de management de projet fixent des objectifs clairs et réalisables et remplacent les « silos à feuilles de calcul » par des systèmes centralisés. Ils créent une culture axée sur les objectifs où les gens se tiennent responsables, produisent un travail de meilleure qualité, apprennent de leurs erreurs et sont fiers de leurs réussites.

Les équipes dédiées améliorent la gestion du temps

Les bureaux d’études de gestion de projet sont extrêmement axés sur les délais. Ils savent que, de par leur conception, les « projets » ont une date de fin. Ils fixent des délais à respecter par les équipes à chaque étape du projet, ainsi qu’une date de fin de projet globale.

Ils déterminent qui fait quoi et à quel moment. Ils attribuent des rôles à des fonctions, des équipes ou des tâches spécifiques. Ils définissent ensuite le temps à consacrer et les progrès à réaliser pour chaque tâche et activité pour chaque partie prenante du projet. Ainsi, tout le monde reste aligné, conscient et dévoué aux échéances prévues.

Si les délais ne sont pas respectés, si les objectifs changent ou si de nouvelles priorités prennent le dessus, les bureaux d’études jouent un rôle important dans la réaffectation du temps lorsque cela est nécessaire. Leur objectif ultime est d’élaborer en permanence une stratégie visant à respecter les échéances du projet et à ajuster les délais pour répondre aux besoins changeants.

La communication améliore l’alignement

L’alignement se produit lorsque chacun est bien conscient des stratégies, des processus et des tâches en place qui permettront de mener à bien un projet. Une fois que le bureau d’études est aligné sur les buts et objectifs de l’entreprise, il peut communiquer les décisions concernant les projets et les tâches à vos équipes et aux parties prenantes.

Les bureaux d’études de management de projet établissent également des cadres de collaboration que toutes les personnes impliquées dans le projet comprendront et auxquels elles pourront accéder. Ce cadre améliore la communication et minimise le chaos pendant que les équipes travaillent vers leur objectif. Enfin, tout au long du projet, votre bureau d’études fournira des données continues et communiquera les progrès et les réalisations.

Les meilleures pratiques améliorent l’agilité

Les délais de certains projets sont longs, et les meilleures pratiques du secteur évoluent pendant le temps nécessaire à leur réalisation. Un changement dans les meilleures pratiques peut nécessiter de faire pivoter la trajectoire de votre projet, voire de le remplacer par un projet plus prioritaire.

Un bureau d’études ayant un aperçu des meilleures pratiques actuelles liées au projet peut rapidement mettre en œuvre le changement dans toute l’organisation par le biais de la formation, du mentorat et du coaching. Ils sont constamment à la recherche d’opportunités pour innover là où les autres entreprises ne le font pas. Cette agilité peut différencier votre entreprise des autres en vous donnant un avantage concurrentiel.

Les experts en la matière maximisent l’impact

Les bureaux d’études de management de projet sont des experts ! Ils offrent la crème de la crème en matière de soutien à la gestion de projet. Les professionnels au sein des bureaux d’études ont généralement plus de 10 ans d’expérience et un certain nombre de certifications liées à la gestion de projet. Plus vous avez de personnes hautement qualifiées et dévouées à vos côtés, plus vous serez en mesure de réaliser des projets dans les délais et les budgets impartis.

Gardez à l’esprit qu’une plus grande expertise s’accompagne d’une plus grande base de connaissances sur les meilleures pratiques en matière de gestion de projet. En vous associant à un partenaire de conseil en informatique, vous pouvez faire appel à des experts en la matière supplémentaires qui disposent de ressources et de connaissances que vous n’auriez pas autrement.

Gestion d’entreprise : comment commencer un projet professionnel ?

En Algérie, la gestion d’entreprise est l’une des choses les plus importantes à apprendre avant de commencer un projet professionnel

Le rapport 2020 Pulse of the Profession du Project Management Institute révèle que 11,4 % des investissements des entreprises sont gaspillés en raison de la mauvaise performance des projets. Les organisations d’aujourd’hui doivent découvrir la cause de ces échecs et déterminer ce que les professionnels de la gestion de projet peuvent faire pour aider à surmonter ces défis.

Gestion d’entreprise : comment créer un plan de projet professionnel réaliste en 12 étapes

Recueillir les exigences des principales parties prenantes

Une fois que vous avez créé une charte de projet et identifié les principales parties prenantes, il est essentiel de recueillir les besoins. Le processus de planification commence par la collecte des exigences des parties prenantes. Une fois que vous disposez de ces informations, vous serez en mesure de définir la portée du projet professionnel et de déterminer exactement ce que vous devez livrer à vos parties prenantes en Algérie.

De solides compétences en communication sont essentielles à ce stade du processus de planification. Sans une communication efficace, il est possible de passer à côté de détails importants qui pourraient nuire à la réussite globale du projet professionnel.

Définissez la portée du projet professionnel 

Posez-vous la question suivante : « Qu’est-ce que l’équipe doit produire ou livrer ? » et « Quels sont les problèmes que les parties prenantes essaient de résoudre ? » Ensuite, travaillez avec vos parties prenantes pour élaborer une description complète du projet et des produits livrables sous la forme d’un énoncé de la portée du projet. Vous devez avoir une compréhension claire des limites du projet professionnel. 

Créez une structure de répartition du travail

Décomposez la portée du projet professionnel en éléments livrables plus petits et plus faciles à gérer et en groupes de tâches connexes, également appelés « lots de travaux ». Cela vous permettra d’affecter des ressources à différentes parties du projet professionnel en fonction des compétences requises. La structure de répartition du travail facilite la planification et la coordination, qui sont deux fonctions importantes de la gestion d’entreprise ou du projet professionnel à Alger.

Définissez les activités du projet professionnel 

Décomposez les lots de travaux en une liste d’activités de projet. Considérez ceci comme un plan d’action. Il peut être utile de se demander : « Quelles sont les activités qui doivent être réalisées pour créer les produits livrables du projet ? ».

Séquencez les activités du projet professionnel 

L’une des principales raisons d’adopter des méthodologies formelles de gestion d’entreprise est de réduire les délais de mise sur le marché. Dans les secteurs dynamiques et hyperconcurrentiels, la capacité à réduire la durée du cycle constitue un avantage concurrentiel.

L’importance de la planification opérationnelle pour votre entreprise

Considérez votre entreprise comme un navire. Vous devez vous assurer que tout fonctionne correctement pour rester à flot, mais il ne sert à rien de naviguer si vous n’avez pas une idée claire de votre destination ou de la manière dont vous allez y arriver. Votre plan opérationnel sera le phare qui vous rappellera la direction à prendre et mettra en évidence les dangers potentiels qui pourraient survenir dans un avenir proche.

Qu’est-ce qu’un plan opérationnel ?

Un plan opérationnel détaille les actions que vos différentes équipes ou départements doivent mener pour atteindre les cibles et objectifs à court terme de l’entreprise, et est essentiel dans une gestion efficace de la main-d’œuvre. Ce plan est mis à jour en fonction de vos besoins.

Il doit couvrir de manière exhaustive:

  • Les cibles à atteindre pour réaliser les objectifs à court terme.
  • La durabilité de tout projet entrepris.
  • Quelles sont les contraintes de temps.
  • Qui sont les équipes et ce que l’on attend de chacun de leurs membres, y compris les objectifs personnels.
  • Le risque de ne pas atteindre les objectifs et la manière dont ces risques peuvent être évités.
  • Le coût financier et le temps nécessaire pour atteindre l’objectif à court terme.

Un plan opérationnel garantit qu’un point de référence est en place pour la réalisation de ces objectifs à court terme, et que vous pouvez vous y référer en cas de risques ou pour confirmer que la production quotidienne de l’entreprise est conforme à vos objectifs. Selon la taille d’un centre de contact, plusieurs plans sont parfois exécutés pour différents départements afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Quelles sont les différences entre les plans stratégiques et opérationnels ?

Alors qu’un plan opérationnel se concentre sur les objectifs à court terme, un plan stratégique incarne une perspective à long terme pour votre centre de contact, avec des projections de 12 mois à cinq ans environ. En tant qu’aperçu général de l’ensemble de votre entreprise, un plan stratégique envisage les projets ou les opportunités que vous devrez entreprendre pour atteindre votre objectif à long terme, et les changements à mettre en œuvre pour y parvenir. Les plans opérationnels ont tendance à être mis à jour assez fréquemment, tandis que les plans stratégiques restent en grande partie inchangés, sauf en cas de révision majeure.

Pourquoi ai-je besoin d’un plan opérationnel pour mon entreprise ?

Il est essentiel d’avoir un plan opérationnel. Il s’agit d’un livre de jeu complet pour votre entreprise, qui examine les performances des membres clés du personnel par le biais de la gestion de la qualité, et qui reconnaît comment l’ensemble de l’équipe peut travailler ensemble pour atteindre les objectifs. Sans plan opérationnel, vous n’êtes pas dans la course.

Pouvoir mettre à jour et se référer à un plan permet une compréhension globale des objectifs.

Un plan opérationnel vous permet d’identifier les domaines qui ne génèrent pas autant de revenus qu’ils le devraient, ou qui causent des pertes, et peut vous aider à déterminer ce qui doit changer. La possibilité de mettre à jour et de se référer en permanence à un plan à court terme permet une compréhension globale des objectifs et fournit un guide pour chaque étape du processus. Par conséquent, vos agents doivent être bien conscients de ce que l’on attend d’eux et, avec les bons outils, ils peuvent gérer eux-mêmes la réalisation de ces objectifs.

Les plans opérationnels permettent de responsabiliser les tâches quotidiennes. En disposant d’un plan complet des attentes en matière de performance de votre entreprise, si des écarts se produisent, vous devriez être en mesure d’analyser votre plan et d’identifier où ils ont eu lieu et comment ils peuvent être résolus. Ces plans sont également un excellent moyen de gérer d’autres indicateurs de performance : la démarque inconnue, le nombre d’appels ou le temps de traitement moyen, ou encore les employés qui dépassent leurs objectifs.

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